Starfsreglur ICEPRO

Heiti & hlutverk

1. gr.
IcePro er vettvangur samstarfs um rafræn viðskipti. Á ensku nefnist hann The Iceland Committtee on e-business and Trade Procedures skammstafað IcePro. Heimili og varnarþing er í Reykjavík. 

2. gr.
Hlutverk ICEPRO er að tryggja einfalt og samræmt verklag í rafrænum viðskiptum þar sem alþjóðlegar verklagsreglur og staðlar á sviði rafrænna viðskipta eru lagðir til grundvallar. Nefndin vinnur að útbreiðslu þessara reglna á Íslandi. 

3. gr.
ICEPRO móti stefnu í þessum málum sem samræmist hagsmunum íslensks atvinnulífs og opinberra aðila. Sérstaklega skal leitast við að stuðla að samræmingu vinnubragða, þannig að upphafsskráning gagna nýtist eins og frekast er kostur. 


Leiðir

4. gr.
IcePro framfylgir hlutverki sínu með því að: 

a)  tryggja notkun viðurkenndra staðla í rafrænum viðskiptum fyrirtækja og opinberra stofnana, jafnt á sviði skjalasendinga milli tölva sem í viðskiptum á Netinu.
b)  taka þátt í erlendu samstarfi við aðila sem vinna að framgangi rafrænna viðskipta, svo sem við nefndir á vegum EFTA og ESB, UN/ECE, og við aðrar PRO-nefndir og vinnuhópa, í samvinnu við opinbera aðila, hagsmunasamtök og  fyrirtæki.
c)  efna til fræðandi fyrirlestra innlendra og erlendra sérfræðinga, með útgáfustarfsemi og stuðla að aukinni þekkingu á rafrænum viðskiptum í samstarfi við menntastofnanir
d)  stuðla að breytingum í þjóðfélaginu sem styrkt geta framgang rafrænna viðskipta svo sem lagabreytingum.
e)  miðla upplýsingum, þekkingu og veita ráðgjöf.
f)  styðja einstök verkefni á sviði staðlaðra rafrænna viðskipta. 


Aðild

5. gr.
Aðilar að IcePro geta orðið ráðuneyti, stofnanir, samtök og fyrirtæki sem hafa hagsmuna að gæta á starfssviði IcePro, svo og einstaklingar er áhuga hafa á að vinna að framgangi markmiða IcePro. Skriflegri umsókn um aðild skal skilað til framkvæmdastjórnar ICEPRO. Aðilar að IcePro, aðrir en einstaklingar, tilnefna einn fulltrúa hver til setu í henni og annan til vara. Tilnefning nýrra fulltrúa tilkynnist til framkvæmdastjórnar og þar með fellur umboð fyrri fulltrúa niður. Sami réttur til setu í IcePro á við um einstaklinga, nema þeir geta ekki tilnefnt varamann í sinn stað. 


Fjármál

6. gr.
Aðilar að IcePro skulu leggja fram árgjald, samkvæmt ákvörðun aðalfundar hverju sinni. Aðilum að samstarfinu skal skipt í þrjá flokka, og árgjöld til nefndarinnar greidd í samræmi við skiptingu þessa: 

Flokkur I:   Ráðuneyti, stofnanir og samtök.
Flokkur II:  Fyrirtæki með 20 stöðugildi og yfir. 
Flokkur III: Fyrirtæki með færra en 20 stöðugildi.
Flokkur IV: Einstaklingar.

Á grundvelli starfsáætlunar sækir framkvæmdastjórn um fjárveitingar til viðskiptaráðuneytisins, ef talin er ástæða til. Ákvörðun um aðra fjármögnun starfsins er í höndum framkvæmdastjórnar. 


Aðalfundur

7. gr.
Aðalfundur hefur æðsta vald í málefnum IcePro og skal hann haldinn fyrir febrúarlok ár hvert. Formaður framkvæmdastjórnar stýrir aðalfundi.

8. gr.
Tilkynntir fulltrúar skv. 5. gr. þessara starfsreglna teljast réttir viðtakendur fundarboðs. Framkvæmdastjórn skal boða til aðalfundar bréfleiðis eða á annan tryggilegan hátt, með minnst tveggja vikna fyrirvara. Drög að fyrirhuguðum breytingum á starfsreglum skulu fylgja með fundarboði. Ársreikningur skal liggja frammi á skrifstofu IcePro viku fyrir boðaðan aðalfund. Aðalfundur er lögmætur ef löglega er til hans boðað. Hver fulltrúi að nefndinni hefur atkvæði á aðalfundi. Vægi atkvæða skiptist þannig að fulltrúar þeirra er eiga aðild að IcePro og greiða árgjald samkvæmt flokki I, sbr. 6. gr., hafa þrjátíu atkvæði, fulltrúar þeirra er greiða samkvæmt flokki II hafa tuttugu atkvæði, fulltrúar þeirra sem greiða samkvæmt flokki III hafa tíu atkvæði, og einstaklingar hafa eitt atkvæði. 

9. gr.
Þessi mál skulu tekin fyrir á aðalfundi:
a)  Skýrsla framkvæmdastjórnar fyrir liðið starfsár.
b)  Ársreikningar ICEPRO, endurskoðaðir af tveim skoðunarmönnum, kjörnum á aðalfundi.
c)   Breytingar á starfsreglum.
d)   Ákvörðun árgjalds.
e)   Fjárhagsáætlun yfirstandandi starfsárs.
f)    Kosning framkvæmdastjórnar og varamanns. 
g)   Kosning tveggja skoðunarmanna.
h)  Önnur mál. 


Aðrir fundir

10. gr.
Framkvæmdastjórn getur boðað til auka fundar eftir þörfum. Jafnframt geta 10 fulltrúar, hið fæsta, óskað skriflega eftir fundi og geta þar fundarefnis. Framkvæmdastjórn er skylt að verða við slíkri ósk innan tveggja vikna frá því hún er sett fram. 


Breytingar á starfsreglum

11. gr.
Starfsreglum IcePro verður aðeins breytt á aðalfundi. Breytingatillögum við starfsreglur skal skilað til formanns eigi síðar en 31. janúar ár  hvert. Til að slík tillaga nái fram að ganga þarf samþykki 3/5 hluta greiddra 


Framkvæmdastjórn

12. gr.
Aðalfundur kýs, úr hópi tilnefndra fulltrúa skv. 5. gr., formann framkvæmdastjórnar og fjóra meðstjórnendur, sem annast málefni IcePro á milli aðalfunda. Formaður er kosinn til eins árs í senn, en meðstjórnendur til tveggja ára í senn, tveir á hverjum aðalfundi. Við kjör framkvæmdastjórnar er vægi atkvæða hið sama og kemur fram í 8. grein. Ár hvert skal kjörinn einn varamaður til tveggja ára. Forfallist báðir aðalmenn á kjörtímabili þeirra, skal kjósa einn nýjan aðalmann á næsta fundi IcePro til að sitja út þann tíma sem eftir er af kjörtímabilinu. Forfallist formaður nefndarinnar varanlega skal kalla nefndina til fundar og kjósa nýjan formann til að sitja út þann tíma sem eftir er af kjörtímabilinu. Framkvæmdastjórn skipar starfsnefndir og vinnuhópa eftir því sem hún telur ástæðu til. Framkvæmdastjórnin skiptir með sér verkum. Framkvæmdastjórn getur ákveðið að boða á fundi sína formenn nefnda og vinnuhópa á vegum nefndarinnar, svo og starfsmann hennar, sem sitja þá framkvæmdastjórnarfundi með málfrelsi og tillögurétt, en án atkvæðisréttar. 

13. gr.
Framkvæmdastjórnin ræður málefnum IcePro, með þeim takmörkunum sem þessar starfsreglur setja. Hún tekur nánari ákvarðanir um starfsemi nefndarinnar, rannsakar, kannar og undirbýr mál fyrir nefndina og leitar samstarfs við alla þá aðila, sem vinna að framþróun á þessu sviði. Framkvæmdastjórn gerir einnig tillögur um fjármögnun starfsins, og getur ráðið starfsfólk eftir efnum og ástæðum. 

14. gr.
Fundi framkvæmdastjórnar skal boða til með tryggilegum hætti og með minnst tveggja daga fyrirvara, nema sérstakar ástæður komi til. Fundur framkvæmdastjórnar er ályktunarfær ef þrír stjórnarmenn, hið fæsta, sækja fund. Meirihluti atkvæða ræður úrslitum máls á framkvæmdarstjórnarfundum. Nú eru atkvæði jöfn og ræður þá atkvæði formanns úrslitum. 


Slit

15. gr.
Tillögu um slit IcePro er eingöngu hægt að leggja fyrir aðalfund og telst hún þá samþykkt ef 3/4 hlutar fundarmanna greiða henni atkvæði, enda sitji a.m.k. 3/4 hlutar atkvæðisbærra fulltrúa fundinn. Eignir nefndarinnar skulu skiptast samkvæmt ákvæðum slitafundar. 

Þannig samhljóða samþykkt á aðalfundi nefndarinnar 5. apríl 1990, með breytingum á aðalfundum 26. febrúar 1993 og 21. febrúar 1997, auka-aðalfundi 28. maí 1998,  aðalfundi 28. febrúar 2001 og aðalfundi 21. febrúar 2003 og aðalfundi 24. febrúar 2015.